Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından “Kurul’a İletilen Şikayet ve İhbarlarda Sık Yapılan Hatalar” Yayımlandı

Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“Kurum”) tarafından yayımlanan “Kurul’a İletilen Şikayet ve İhbarlarda Sık Yapılan Hatalar” adlı bilgilendirici dokümanında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e (“Tebliğ”) uygun olarak Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na (“Kurul”) iletilen şikayet ve ihbarlarda sıkça yapılan hatalar ele alınmıştır. Bu kapsamda, yapılan hataların kamuoyu ile paylaşılması ve ilgili kişilerin şikayet ve ihbar prosedürlerini doğru bir şekilde Kurul’a iletebilmesi amacıyla bilgilendirilmesi amaçlanmıştır.

İlgili dokümanda başlıca aşağıdaki hususlar üzerinde durulmuştur:

Veri Sorumlusuna Başvuru Yolunun Tüketilmemesi: Kurul’a şikâyet yoluna başvurulması için öncelikle veri sorumlusuna başvuru yolunun tüketilmesi gerekmektedir; aksi halde iletilen şikayetler usul şartının yerine getirilmemesi dolayısıyla reddedilmektedir.

Vekaletname Puluna Yer Verilmemesi: Vekil aracılığıyla yapılan başvurularda pul yapıştırılmamış veya pulu olmayan vekaletname ve örnekleri kabul edilmemektedir.

Vekâletname Örneğinin Eksiksiz Bir Şekilde ve/veya Süresine Dikkat Edilerek Sunulmaması: Vekaletnamenin tam, okunaklı ve Kurul’a şikâyet tarihinde güncel ve geçerli olması gerekmektedir.

Başvuru Yöntemine İlişkin Bilgi ve Belge Eksikliği: Veri sorumlusuna yapılan başvurunun Tebliğ’de belirtilmeyen yöntemler aracılığıyla yapılması; ve başvurunun doğru yöntemlerle yapıldığını gösterir bilgi ve belgelerin sunulması gerekmektedir.

Elektronik Posta ile Başvurularda Kayıtlı Adres Kullanılmaması: KEP adresi dışında bir elektronik posta adresi aracılığıyla veri sorumlusuna başvuru yapılırken söz konusu elektronik posta adresinin veri sorumlusuna daha önce bildirilen bir elektronik posta adresi olması ve mutlak suretle veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı olması gerekmektedir.

Yasal Sürelerin Aşılması: Şikayetlerin KVKK madde 13 ve madde 14’te belirtilen süreler içinde yapılması gerekmektedir; aksi halde şikayetler usul şartını taşımadığı gerekçesi ile reddedilmektedir.

Başvurunun Tebliğ Edildiğine Dair Belge Eksikliği: Veri sorumlusuna yapılan başvurunun veri sorumlusuna iletildiğinin tespit edilebilmesi ve KVKK’de yer verilen sürelere uygun bir şekilde şikâyette bulunulduğunun değerlendirilebilmesi adına başvurunun tebliğ edildiğini gösterir belgelerin iletilmesinin ve veri sorumlusu tarafından başvurunun hangi tarihte alındığının gösterilmesi gerekmektedir.

Veri Sorumlusunun Cevabının Dilekçe Ekinde Yer Almaması: Veri sorumlusu tarafından ilgili kişiye cevap verilmiş ise verilen cevaba dilekçe ekinde yer verilmesi gerekir.

Dilekçelerin ve Belgelerin Tarihlerinin Belirsiz Olması: Belgelerdeki tarihler açık ve anlaşılır olmalıdır.

Tevsik Edici Bilgi ve Belgelerin Eksikliği: Şikayet veya ihbar konusunu iddiaları kanıtlayıcı ve doğrulayıcı mahiyette bilgi ve belgelerin de dilekçe ekinde yer alması gerekmektedir.

Dilekçede Şikayet Konusunun Belirtilmemesi: Şikayet veya ihbar konusunun ve talebin açıkça belirtilmesi ve okunaklı bir biçimde iletilmesi gerekmektedir.

Dilekçede Ad, Soyad, İmza ve Adres Bilgilerinin Eksikliği: Kurul’a yazılı olarak iletilen başvurularda şikayet edenin ad ve soyadı, imzası ile iş veya ikametgah adresi yer almalıdır.

Yetkisiz Kişi Tarafından Şikayet Yapılması: Şikayetin ilgili kişi veya yetkili temsilcisi tarafından yapılması gerekmektedir.

Veri Sorumlusuna Eksik Bilgi ve Belge ile Başvuru Yapılması: Veri sorumlusuna başvurunun yazılı yapılması halinde; imzaya yer verilmesi, vekaletname ile başvurulmuşsa vekaletname örneğine yer verilmesi yazılı başvurularda imzanın eksik olmaması gerekmektedir.

Başvurularda Zorunlu Bilgilerin Eksikliği: Ad, soyad, T.C. kimlik no., yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası ve talep konusu yer almalıdır.

KEP Adresine Standart Elektronik Posta ile Başvuru Yapılması: KEP adresine yapılan başvuruların KEP adresi kullanarak yapılması gerekmektedir.

Veri Sorumlusunun İnternet Sitesinin Kontrol Edilmemesi: İnternet sitesinde veri sorumlusu; aydınlatma metni veya kişisel verilerle ilgili diğer bir kısımda, kendisine yapılacak başvurularda hangi yöntemlerin izlenmesi gerektiğini belirtebilir. Bu durumda, ilgili yöntemlerin izlenmesi, veri sorumlusuna başvurunun sağlıklı bir biçimde yapılmasını sağlayacaktır. Ayrıca, veri sorumluların internet sitesinde yer alan genel nitelikli “iletişim formu”ndan yapılan başvuruların KVKK ve Tebliğ’e uygun bir başvuru olarak kabul edilmemektedir.

Tüzel Kişilerin Verilerinin Korunmasına Yönelik Talepler: Tüzel kişilerin verilerinin korunmasına yönelik talepler KVKK kapsamına girmemektedir.

Ölmüş Kişilerin Verilerinin Korunmasına Yönelik Talepler: Ölmüş kişilerin verilerinin korunmasına yönelik talepler KVKK kapsamına girmemektedir.

Kurul’a İletilen Şikayet ve İhbarlarda Sık Yapılan Hatalar” adlı bilgilendirici dokümanında bu bağlantıdan erişebilirsiniz.