Noterlik İşlemlerinin Elektronik Ortamda Yapılması Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) Adalet Bakanlığı tarafından 11 Temmuz 2015 tarihinde 29413 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Yönetmelik elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile noter huzurunda veya huzurda olmadan yapılabilecek noterlik işlemlerinin yapılmasına, saklanmasına ve paylaşılmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemekte olup 1 Mart 2016 tarihinde yürürlüğe girecektir.
Yönetmelik aşağıdaki düzenlemeleri ele almaktadır:
- Noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması, işlenmesi, saklanması.
- Noterlik işlemlerinin ilgili ve diğer kişi veya kurumlara elektronik ortamda gönderilmesi.
- Elektronik ortamda gerçekleştirilen noterlik işlemlerinin fizikî örneklerinin çıkarılması.
- Yabancı memleketlerde noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması için gerekli olan teknik ve idarî şartlara ilişkin usûl ve esaslar.
Yönetmelik’te dikkat çeken düzenlemelerden bazıları aşağıdaki gibidir:
- Noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması: 1512 sayılı Noterlik Kanunu’nda öngörülen işlemler, elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapılabilecektir. Ancak kanunların resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukukî işlemler ile teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemeyecektir. Güvenli elektronik imza ile yapılan tüm noterlik işlemlerinde zaman damgası kullanılacaktır.
Belgenin düzenlenmesi de dâhil tüm aşamalar elektronik ortamda yapılacaktır. İşlem, noterlik ücretleri, vergi, harç ve diğer giderlerin tahsil edilmesi ile tamamlanacaktır.
- Noter huzurunda olmadan yapılabilecek işlemler: Aşağıdaki işlemler Türkiye Noterler Birliği Bilişim Sistemi (“TNBBS”) üzerinde güvenli elektronik imza ile ilgililer noter huzurunda olmadan yapılabilecektir (Madde 6):
- Çeviri işlemleri.
- Tescil işlemleri.
- Tespit işlemleri.
- Örnek verme işlemleri.
- Defter onayları.
- İmza onaysız ihtarname ve ihbarname.
Aşağıdaki işlemlerin gerçekleştirilebilmesi için ilgililerin noter huzurunda bulunmaları gerekmektedir:
- Yukarıda sayılanlar dışındaki işlemlerin güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilmesi.
- Yönetmelik’in 5. Maddesi uyarınca düzenleme şeklinde yapılması gereken işlemler.
- İrade beyanlarının alınmasına ilişkin işlemler.
Bu işlemler açısından ilgililer huzurda olmadan e-imzalarını kullanarak TNBBS’ye girerek işlem hazırlıklarını başlatabilecek, ancak işlem noter huzurunda tamamlanacaktır.
- Elektronik işlemleri gerçekleştirmek için sistem: Türkiye Noterler Birliği elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile işlem yapılmasına imkân sağlayacak altyapıyı kuracak ve işletecektir (Madde 8). TNBBS (sistemin bir parçasını oluşturmaktadır) üzerinden elektronik ortamdan başvurunun başlatılması sırasında işlemin sistem tarafından herhangi bir notere yönlendirilmemesi için, kişiye öncelikle istediği noteri seçme imkânı tanınacak, seçtiği bir noter yok ise en yakın noterleri bulma imkânı sağlanacaktır.
- İşlemlerin kaydedilmesi ve saklanması: İşleme katılanların tamamının güvenli elektronik imzası ile elektronik ortamda yapılan bir işlem için, talep edilmedikçe fizikî olarak belge düzenlenmeyecektir (Madde 9).
- İşlemlerin elektronik ortamda paylaşılması: İşleme katılanların tamamının güvenli elektronik imzası ile yapılan işlemlere ilişkin bilgi ve belgeler gerektiğinde noterler ile diğer kişi ve kurumlarla paylaşılabilecektir (Madde 10). El ürünü imza ile hazırlanıp güvenli elektronik imza ile TNBBS’ye kaydedilen işlemlere ilişkin bilgiler de gerektiğinde noterler ile diğer kişi ve kurumlarla paylaşılabilecektir.
- Yabancı memleketlerde noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması: Yabancı memleketlerde noterlik işlemleri bu Yönetmelik’te gösterilen usullere uygun olduğu sürece elektronik ortamda yapılabilecek, işlenebilecek, saklanabilecek, paylaşılabilecek ve gönderilebilecektir (Madde 12).
- Elektronik belgeden fizikî örnek çıkarılması: İşleme katılanların tamamının güvenli elektronik imzası ile imzalanan bir belgenin fizikî örneğinin çıkartılması gerektiği hâllerde düzenlenecek fizikî örnek, aslının aynı olduğu belirtilerek noter tarafından imzalanacak, mühürlenecek ve ilgilisine verilecektir (Madde 15).
Yönetmelik’in tam metnine bu linkten ulaşabilirsiniz.